Заказчыкамі работ і паслуг могуць выступаць дзяржаўныя органы, юрыдычныя асобы незалежна ад форм ўласнасці, а таксама фізічныя асобы, у тым ліку замежныя грамадзяне. Запыты могуць накіроўвацца ў пісьмовай форме на паштовы ці электронны адрас архіва, а таксама пры наведванні архіва.
Запыт аб запатрабаванні звестак з архіўных дакументаў (атрыманне архіўных даведак, архіўных выпісак, архіўных копій, інфармацыйных лістоў) павінензмяшчаць:
– звесткі аб заяўніку (прозвішча, імя ўласнае, імя па бацьку (калі такое маецца), поўны паштовы адрас, кантактны нумар тэлефона, электронны адрас);
-выкладанне сутнасці запыту з указаннем прозвішча, імя, імя па бацьку, года нараджэння асобы (асоб), у дачыненні да якой (якіх) запытваюцца звесткі, месца яго (іх) жыхарства ў запытаны перыяд, а таксама часовыя рамкі пошуку інфармацыі.
Дзяржаўны архіў Гродзенскай вобласці выконвае наступныя віды запытаў:
сацыяльна-прававога характару (запыт аб прадастаўленні архіўнай інфармацыі, звязаны з забеспячэннем законных правоў грамадзян): аб валоданні, карыстанні і распараджэнні нерухомай маёмасцю, яе набыцці і атрыманні ў спадчыну, аб скасаванні шлюбу, аб устанаўленні апекі, аб працоўным стажы, членстве ў калгасе і прадастаўленні сацыяльных водпускаў па догляду дзіцяці, аб узнагароджаннях і прысваеннях ганаровых званняў, аб выбранні на выбарныя пасады і інш.;
тэматычныя – запыты аб прадастаўленні інфармацыі па пэўнай праблеме, тэме, падзеі або факце;
біяграфічныя – запыты, па якіх устанаўліваюцца звесткі, неабходныя для вывучэння жыцця канкрэтнай асобы, удакладнення фактаў яе біяграфіі;
генеалагічныя – запыты аб архіўнай інфармацыі, з дапамогай якой можна ўсталяваць роднасныя сувязі двух або больш асоб.
Запыты тэматычнага, біяграфічнага і генеалагічнага характару выконваюцца ў парадку аказання архівам платных паслуг на дагаворнай аснове. Кошт выканання запытаў вызначаецца ў адпаведнасці з Прэйскурантам на работы (паслугі), якія выконваюцца ўстановай “Дзяржаўны архіў Гродзенскай вобласці”. Праца аплачваецца ў выпадку як станоўчага, так і адмоўнага выніку пошуку.
Тэрміны выканання запытаў складаюць:
сацыяльна-прававога характару – на працягу 15 каляндарных дзён з дня падачы заявы, а пры неабходнасці дадатковага вывучэння і праверкі – на працягу 1 месяца;
тэматычных, біяграфічных – на працягу 1 месяца;
генеалагічных запытаў – на працягу 3 месяцаў.
Пры неабходнасці правядзення пошуку па значнай колькасці архіўных дакументаў тэрмін выканання можа быць падоўжаны.
Па выніках разгляду запытаў архівам рыхтуюцца: архіўная даведка, архіўная копія, архіўная выпіска, інфармацыйны ліст.
Пісьмовыя і электронныя пытанні разглядаюцца супрацоўнікамі па меры іх паступлення, у парадку чаргі. У працэсе выяўлення неабходных карыстальніку даных супрацоўнікі архіва могуць накіроўваць яму паведамленні аб неабходнасці удакладнення той ці іншай інфармацыі.
Запісы актаў грамадзянскага стану (нараджэнне, смерць, заключэнне шлюбу, скасаванне шлюбу, усынаўленне і інш.), складзеныя аддзеламі запісу актаў грамадзянскага стану мясцовых выканаўчых і распарадчых органаў горада Гродна і Гродзенскай абласці, за перыяд з 1945 года па цяперашні час знаходзяцца на захоўванні ў аддзеле па пытаннях справаводства, архівах, у тым ліку загса Галоўнага ўпраўлення юстыцыі Гродзенскага аблвыканкама па адрасе: г. Гродна, вул. Сацыялістычная, 35; тэл. 8 (0152) 61-00-47, 8 (0152) 55-90-88.
Метрычныя кнігі культавых устаноў (цэркваў, касцелаў, мячэцяў, сінагог) Гродзенскай вобласці за перыяд да 1945 года, у якіх змяшчаюцца звесткі аб нараджэнні, хрышчэнні, шлюбе, смерці, знаходзяцца на захоўванні ў дзяржаўнай установе “Нацыянальны гістарычны архіў Беларусі ў г. Гродна”: г. Гродна, вул. Гаспадарчая, 21; тэл. 8 (0152) 60-83-92; электронная пошта: niab@niab-grodno.by.
