Архіў арганізуе прыём і разгляд запытаў юрыдычных ці фізічных асоб. У запыце ўказваюцца поўнае найменне юрыдычнай асобы, прозвішча, імя ўласнае, імя па бацьку (калі такое маецца) фізічнай асобы, паштовы адрас, тэма (пытанне), храналагічныя і геаграфічныя рамкі запытаных звестак.
Дзяржаўны архіў Гродзенскай вобласці выконвае наступныя віды запытаў:
сацыяльна-прававога характару (запыт аб прадастаўленні архіўнай інфармацыі, звязаны з забеспячэннем законных правоў грамадзян): аб валоданні, карыстанні і распараджэнні нерухомай маёмасцю, яе набыцці і атрыманні ў спадчыну, аб скасаванні шлюбу, аб устанаўленні апекі, аб працоўным стажы, членстве ў калгасе і прадастаўленні сацыяльных водпускаў па догляду дзіцяці, аб узнагароджаннях і прысваеннях ганаровых званняў, аб выбранні на выбарныя пасады і інш.;
тэматычныя – запыты аб прадастаўленні інфармацыі па пэўнай праблеме, тэме, падзеі або факце;
біяграфічныя – запыты, па якіх устанаўліваюцца звесткі, неабходныя для вывучэння жыцця канкрэтнай асобы, удакладнення фактаў яе біяграфіі;
генеалагічныя – запыты аб архіўнай інфармацыі, з дапамогай якой можна ўсталяваць роднасныя сувязі двух або больш асоб.
Запыты тэматычнага, біяграфічнага і генеалагічнага характару выконваюцца ў парадку аказання архівам платных паслуг на дагаворнай аснове. Кошт выканання запытаў вызначаецца ў адпаведнасці з Прэйскурантам на работы (паслугі), якія выконваюцца ўстановай “Дзяржаўны архіў Гродзенскай вобласці”. Праца аплачваецца ў выпадку як станоўчага, так і адмоўнага выніку пошуку.
Тэрміны выканання запытаў складаюць:
сацыяльна-прававога характару – на працягу 15 каляндарных дзён з дня падачы заявы, а пры неабходнасці дадатковага вывучэння і праверкі – на працягу 1 месяца;
тэматычных, біяграфічных праверкі – на працягу 1 месяца;
генеалагічных запытаў праверкі – на працягу 3 месяцаў.
Пры неабходнасці правядзення пошуку па значнай колькасці архіўных дакументаў тэрмін выканання можа быць падоўжаны.
Па выніках разгляду запытаў архівам рыхтуюцца: архіўная даведка, архіўная копія, архіўная выпіска, інфармацыйны ліст.
Пісьмовыя і электронныя пытанні разглядаюцца супрацоўнікамі па меры іх паступлення, у парадку чаргі. У працэсе выкрыцця неабходных дадзеных архіваў можа накіроўваць ім паведамленне аб неабходных удакладненнях ён ці іншай інфармацыі.
Запісы актаў грамадзянскага стану (нараджэнне, смерць, заключэнне шлюбу, скасаванне шлюбу і інш.), складзеныя аддзеламі запісу актаў грамадзянскага стану мясцовых выканаўчых і распарадчых органаў горада Гродна і Гродзенскай абласці, за перыяд з 1945 года па цяперашні час знаходзіліся на захоўванні ў аддзеле па пытаннях справаводства, архівах, у тым ліку загса Галоўнага ўпраўлення юстыцыі Гродзенскага аблвыканкама па адрасе: г. Гродна, вул. Сацыялістычная, 35; тэл. 8 (0152) 61-00-47, 8 (0152) 55-90-88.
Часткова захаваныя метрычныя запісы аб нараджэнні, шлюбе, смерці, якія вяліся да 1944 года культавымі ўстановамі (касцёлы, цэрквы, сінагогі і іншыя) захоўваюцца ў дзяржаўнай ўстанове “Нацыянальны гістарычны архіў Беларусі ў г. Гродна”: г. Гродна, вул. Гаспадарчая, 21; тэл. 8 (0152) 60-83-92; электронная пошта: niab@niab-grodno.by.
