Пользователи допускаются в читальный зал на основании личных заявлений. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научно-исследовательских работ научных учреждений, учреждений образования и иных учреждений или выполняющие служебное задание, предоставляют официальные письма (отношения) направивших их организаций.
В заявлениях или письмах указываются фамилия, имя собственное, отчество пользователя (если таковое имеется), адрес проживания, адрес электронной почты (при наличии), тема, цель, хронологические рамки исследования. Заявления излагаются на русском или белорусском языках.
Разрешение на работу в читальном зале дается руководителем архива (его заместителем) на срок не более одного года с момента регистрации заявления. Срок работы может быть продлен по заявлению пользователя. В случае изменения темы и хронологических рамок исследования пользователь оформляет новое заявление.
Единовременно для пользования может быть выдано 5 (пять) описей и не более 20 (двадцати) дел. Очередной заказ на выдачу дел принимается только после сдачи дел по предыдущему заказу.
Заказы на выдачу дел, поданные пользователями до 13.00, исполняются в этот же день после 15.00. Заказы, поданные после 13.00 – на следующий рабочий день.
Выдача дел иногородним (иностранным) пользователям осуществляется в течение часа после оформления заказа.
Дела или их цифровые копии дел выдаются в читальный зал сроком на 1 (один) месяц, особо ценные – 5 (пяти) рабочих дней. Описи и другие архивные справочники выдаются пользователю на срок до 5 рабочих дней.
В случае непосещения читального зала пользователем в течение 2 (двух) недель подготовленные для него материалы возвращаются в архивохранилище, особо ценные – через 5 рабочих дней.
Изготовление копий документов
По заказам пользователей в зависимости от технических возможностей архива и физического состояния документов изготавливаются копии. Копирование архивных документов осуществляется по разрешению руководства архива на основании письменного заказа пользователя. При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов. Копирование документов по заказам пользователей осуществляется на платной основе в соответствии с действующим Прейскурантом архива. Изготовлений копий производится после оплаты счета пользователем. Исполнение заказов пользователей на копирование документов проводится в срок – до 10 рабочих дней с момента оплаты, если объем ксерокопий документов от заказа одного пользователя не превышает 100 страниц, а объем изготовления цифровых копий документов с применением сканирующего оборудования не превышает 50 страниц.
Копирование описей, каталогов, картотек и других архивных справочников в полном объеме по заказам пользователей не производится.
Копирование архивных документов на бумажном носителе техническими средствами пользователей, в том числе фотоаппаратами, телефонами, планшетными компьютерами, не разрешается.
Режим работы читального зала:
Понедельник − пятница: 8.00-17.00, обед 13.00-14.00.
Последняя пятница каждого месяца − санитарный день.
Суббота, воскресенье: выходные дни.
В дни государственных праздников читальный зал не работает, накануне государственных праздников рабочий день читального зала сокращается на 1 час работы.
