Заказчиками работ и услуг могут выступать государственные органы, юридические лица независимо от форм собственности, а также физические лица, в том числе иностранные граждане. Запросы могут направляться в письменной форме на почтовый или электронный адрес архива, а также при посещении архива.
Запрос об истребовании сведений из архивных документов (получение архивных справок, архивных выписок, архивных копий, информационных писем) должен содержать:
— сведения о заявителе (фамилия, имя собственное, отчество (если таковое имеется), полный почтовый адрес, контактный номер телефона, электронный адрес;
-изложение сути запроса с указанием фамилии, имени, отчества, года рождения лица(лиц), в отношении которого (которых) запрашиваются сведения, место его (их) жительства в запрашиваемый период, а также временные рамки поиска информации.
Государственный архив Гродненской области исполняет следующие виды запросов:
социально-правового характера (запрос о предоставлении архивной информации, связанный с обеспечением законных прав граждан): о владении, пользовании и распоряжении недвижимым имуществом, его приобретении и наследовании, о расторжении брака, об установлении опеки, о трудовом стаже, членстве в колхозе и предоставлении социальных отпусков по уходу за ребенком, о награждениях и присвоениях почетных званий, об избрании на выборные должности и др.;
тематические – запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту;
биографические – запросы, по которым устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточнения фактов его биографии;
генеалогические – запросы об архивной информации, с помощью которой можно установить родственные связи двух или более лиц.
Запросы тематического, биографического и генеалогического характера исполняются в порядке оказания архивом платных услуг на договорной основе. Стоимость исполнения запросов определяется в соответствии с Прейскурантом на работы (услуги), выполняемые учреждением «Государственный архив Гродненской области». Работа оплачивается в случае как положительного, так и отрицательного результата поиска.
Сроки исполнения запросов составляют:
социально-правового характера – в течение 15 календарных дней со дня подачи заявления, а при необходимости дополнительного изучения и проверки – в течение 1 месяца;
тематических, биографических – в течение 1 месяца;
генеалогических запросов – в течение 3 месяцев.
При необходимости проведения поиска по значительному количеству архивных документов срок исполнения может быть продлен.
По результатам рассмотрения запросов архивом готовятся: архивная справка, архивная копия, архивная выписка, информационное письмо.
Письменные и электронные запросы рассматриваются сотрудниками по мере их поступления, в порядке очереди. В процессе выявления необходимых пользователю данных сотрудники архива могут направлять ему извещения о необходимости уточнения той или иной информации.
Записи актов гражданского состояния (рождение, смерть, заключение брака, расторжение брака, усыновление и др.), составленные отделами загса города Гродно и Гродненской области, за период с 1945 года по настоящее время находятся на хранении в отделе по вопросам делопроизводства, архивам, в том числе загса Главного управления юстиции Гродненского облисполкома по адресу: г. Гродно, ул. Социалистическая, 35; тел. 8 (0152) 61-00-47, 8 (0152) 55-90-88.
Метрические книги культовых учреждений (церквей, костёлов, мечетей, синагог) Гродненской области за период до 1945 года, в которых содержатся сведения о рождении, крещении, бракосочетании, смерти, находятся на хранении в Государственном учреждении «Национальный исторический архив Беларуси в г. Гродно» по адресу: г. Гродно, ул. Гаспадарчая, 21; тел. 8 (0152) 60-83-92; е-mail: niab@niab-grodno.by.
